4 napake, ki se jim lahko izognete ob najemu virtualnega asistenta

(Objavljeno v Obrtniku, letnik XLV, številka 12, december 2016, stran 32)

Največja skrivnost visoko produktivnih ljudi je, da se ne trudijo narediti vsega sami. Z najemom virtualnega asistenta se lahko znebite nekaj svojih neprijetnih, ponavljajočih se nalog, ki so opravljene pravočasno in strokovno ter si pridobite čas za večjo produktivnost.

Da bi to dosegli, morate vedeti, da je najem virtualnega asistenta prav tako zahtevo, kot je zahtevno na primer iskanje kateregakoli zanesljivega zunanjega podizvajalca, kar virtualni asistent tudi je. Če želite izbrati pravega virtualnega pomočnika, se morate izogibati naslednjim štirim napakam:

  1. Odločili ste se za najem virtualnega asistenta iz napačnih razlogov

Najboljši razlog za najem virtualnega asistenta je, da na ta način prihranite svoj čas tako, da posledično drugje dosežete višji donos. Če je na primer vaša urna postavka dela 100 eur, potem najem virtualnega asistenta za 10 ur po 20 eur na uro lahko pomeni, da boste zaslužili dodatnih 80 eur na uro, v desetih urah je to 800 eur.

In kakšen je napačen razlog? Napačen razlog bi bil, da najamete virtualnega asistenta, ko nimate zgornjega poslovnega primera, ko v pridobljenih urah ne dosegate višjega donosa in gre zgolj za zapravljanje denarja.

  1. Nimate jasne predstave o delovnih nalogah, ki bi jih opravljal virtualni asistent.

Zgornji opis pridobljene finančne koristi ob najemu virtualnega asistenta se zdi razumljiv in očiten, vendar je izpuščen zelo pomemben, če ne najpomembnejši element najema: vedeti morate, kako smiselno razporediti zakupljen delovni čas virtualnega asistenta. Recimo, da ste zakupili čas virtualnega asistenta in da bi ga zapolnili oz. izkoristili, ste si nekaj nalog preprosto izmislili. V tem primeru denarja ne boste ne prihranili ne povečali, temveč le po nepotrebnem zapravljali. Da bi z najemom virtualnega asistenta dosegli čim večjo korist za svoje podjetje, morate pred najemom jasno določiti naloge virtualnega asistenta. Tudi s pomočjo izkušenega virtualnega asistenta. Namreč vsak dober in izkušen virtualni asistent vam lahko že na prvem sestanku pove, katere naloge je smiselno predati.

  1. Imate previsoka pričakovanja

Dober opis delovnega mesta je pomemben, vendar ne pozabite, da ena sama oseba morda ne bo mogla zadovoljiti vsem potrebam vašega podjetja. Recimo, da potrebujete pomoč pri knjiženju, pri upravljanju družabnih omrežij, optimizacijo administrativnega poslovanja in organizacijo dogodka. To so štiri različna strokovna področja in več različnih strokovnih področij želite urediti, manj je verjetno, da boste vse našteto našli v eni sami osebi. Da bi se izognili previsokim pričakovanjem, je dober opis delovnega mesta nujno potreben, da bi se kandidati za virtualnega asistenta zaradi pomanjkanja znanja in veščin že sami izločili. Po drugi strani pa lahko še pred začetkom iskanja virtualnega asistenta dobite dober pregled nad potrebami podjetja. Slaba izbira zunanjega sodelavca ni zgolj izguba denarja, temveč tudi časa in produktivnosti.

  1. Niste pripravljeni vložiti časa v usposabljanje svojega virtualnega asistenta

Ne pozabite, čeprav je večina virtualnih asistentov strokovno usposobljenih, visoko izobraženih in izkušenih, ne znajo brati vaših misli. S tem želim povedati, da virtualni asistent ne zmore z enim hitrim pogledom ugotoviti vse potrebe poslovnega sistema, ki ste ga leta gradili. Čeprav ste prezaposleni in ste se zato tudi odločili najeti virtualnega asistenta, še vedno morate zagotoviti ustrezno usposabljanje. Imejte v mislih, da je to vaša naložba. Kolikor več časa lahko na samem začetku namenite podrobnejšemu dogovoru z virtualnim asistentom, toliko trdnejši bo vajin nadaljnji delovni odnos.

Poznavanje in razumevanje potreb podjetja je ključnega pomena za vašo produktivnost in uspeh. Če ste ugotovili, da ni smiselno za polni delovni čas zaposliti osebe, a je dodaten par rok za uspeh podjetja nujno potreben, je čas, da najamete virtualnega asistenta.

 

Nada Ban

Ban & Ban d.o.o.

Posted on: 22. 8. 2017, by :

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja