Kako ugotovite ali vam virtualni asistent lahko koristi

(Objavljeno v Obrtniku, letnik XLVI, številka 1, januar 2017, stran 32)

Moderna tehnologija in dostop do medmrežja sta omogočila lastnikom malih podjetij, da najamejo strokovnjake, ki si ji prej niso mogli privoščiti. V modernem času je mogoče večino administrativnih del opraviti izven pisarne vašega podjetja.

Časa nam kljub modernizaciji in digitalizaciji kronično primanjkuje, ironično pa je ravno čas tista dobrina, ki jo z lahkoto izgubimo. Poznavanje in razumevanje potreb podjetja je ključnega pomena za produktivnost in uspeh. Prevzemite nadzor nad svojim podjetniškim življenjem in se naučite, kako učinkovito predati naloge drugim. Če ste ugotovili, da ni smiselno za polni delovni čas zaposliti osebe, a je dodaten par rok za uspeh podjetja nujno potreben, je čas, da najamete virtualnega asistenta. Tako pridobite tudi nekaj ur na dan, da se osredotočite na tisto, kar je res pomembno.  Virtualni asistent vam namreč lahko pomaga do srečnejšega, bolj zdravega in bolj produktivnega življenja z manj stresa.

Pred najemom vam toplo priporočam, da si odgovorite na spodnja vprašanja. Odgovori nanje vam bodo pokazali, ali virtualnega asistenta res potrebujete. Namen in naloge virtualnega asistenta so namreč, da vam prinaša dobiček ali privarčuje denar, pridobi dragocen čas in pomaga ohraniti zdravje.

  1. S katerimi deli kar naprej odlašate, čeprav veste, da morajo biti opravljena, a zanje preprosto ne najdete časa?
  2. Če bi imeli na voljo več časa, česa bi se takoj lotili?
  3. Kako pridobivate stranke in ali jih imate dovolj?
  4. Imate dovolj časa, da svojim obstoječim strankam nudite celostno storitev in podporo?
  5. Ali sledite svojim strankam, pridobite od njih priporočila, se z njimi povezujete preko družabnih omrežij, ali drugače vzdržujete stik z njimi?
  6. Kje se vidite čez dve leti in ali sledite svojim načrtom?

Z odgovori ugotovite, katere so vaše glavne naloge, s čim se pravzaprav preživljate in kaj radi delate, kakšno vrednost predstavljajo vaše stranke in zakaj ste se odločili za samostojno poslovno pot. Naloga virtualnega asistenta je, da vam vse to pomaga doseči.

Naslednja naloga, ki vam jo priporočam, da jo opravite, je, da ugotovite, katere naloge lahko predate virtualnemu asistentu. V naslednjih vrsticah sta predstavljeni tehniki, s katerima lahko ugotovite, katere so tiste konkretne naloge v vašem poslovnem procesu, ki jih lahko namesto vas opravi virtualni asistent.

Pri prvi tehniki si cel teden zapisujte seznam vseh opravil, s katerimi se srečate. Nato si z rdečo barvo označite vsa opravila, ki jih lahko le vi opravite, ali drugi pri vas zaposleni. Z drugo barvo označite opravila, ki jih boste za zdaj še naprej opravljali sami, a čez čas bi jih lahko predali drugemu. Vsa neoznačena opravila na seznamu lahko brezskrbno predate virtualnemu asistentu.

Pri drugi tehniki si zapišite vsa opravila, ki vam vzamejo več kot pol ure časa. Nato si označite tista opravila, ki jih ne marate delati ali pa jih lahko opravi nekdo namesto vas. Nato si zapišite vse, kar bi radi delali, a nimate časa kot na primer razvoj nove storitve ali produkta, ponuditi obstoječim strankam večjo vrednost in pozornost, preživeti več časa s svojo družino. Karkoli vas veseli. Tako boste ugotovili, kaj zamujate z opravili, ki bi jih lahko namesto vas opravil virtualni asistent.

Če ravno ne nameravate najeti zunanje pomoči, vam vseeno toplo priporočam, da uporabite vse tehnike, saj boste z njihovo pomočjo ugotovili stopnjo svoje organiziranosti, katerim opravilom posvečate preveč svojega dragocenega časa in katere pomembne naloge zanemarjate, čeprav bi vam prinesle večji dobiček in zadovoljstvo.

Nada Ban

Ban & Ban d.o.o.

Posted on: 6. 3. 2018, by :

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja