Vodila za dobro sodelovanje z virtualnim asistentom

Majhni podjetniki se bolj kot kadarkoli borijo, da njihovo podjetje raste na trgu hude konkurence. To je vsakodnevni boj in velikokrat se zgodi, da je izgubljen. Delo z virtualnim asistentom vam omogoča, da se osredotočite na pomembne vidike svojega podjetja.

Kdaj in zakaj se odločiti za delo z virtualnim asistentom je odvisno od posameznega podjetnika in delovnega procesa. Preberite si lahko najpogostejše razloge.

Božidar M.: “Vedno, ko sem se moral lotiti dela, ki ga nikoli nisem maral, me je v prsih stiskalo od jeze. Zato sem se odločil, da se osredotočim na naloge, v katerih uživam in jih dobro opravljam, ostalo delo pa predam drugim. ”

Aleksander P.: “Opazil sem, da v svojem podjetju dnevno opravljam veliko ponavljajočih se nalog. Postal sem tudi preobremenjen s telefonskimi klici, organizacijo sestankov in e-maili. Hotel sem se izogniti tistim nalogam, ki so sicer preproste in nujne, a mi vseeno vzamejo veliko časa.”

Polona P. “V svojem podjetju sem deklica za vse. Na začetku je šlo, potem pa sem opazila, da so se zasebni opravki začeli mešati s poslovnim urnikom in meja je bila prekoračena. Morala sem se odločati ali opraviti svoje delo in zapostaviti zasebne opravke ali dati prednost zasebnim opravkom in zanemariti delo. Odgovor sem imela na dlani. Najela sem virtualno asistentko, ki opravi dobršen del zasebnih in poslovnih opravil.”

Uroš B.: “Ugotovil sem, da ob vsem svojem delu zanemarjam najpomembnejše – pridobivanje novih strank. To je bil trenutek, ko sem se odločil, da se osredotočim na dobičkonosna opravila, za druga pa najamem zunanjo pomoč. Na začetku moje poslovne poti se je tudi meni zdelo, da moram kot podjetnik poznati in obvladati prav vsa dela in opravila v podjetju.”

Virtualni asistent lahko namesto vas opravi veliko dela in prihrani ogromno časa, a le, če to izkoristite. Kako torej lahko optimizirate delo z virtualnim asistentom?

Komunicirajte in podajte jasna navodila

Glavni razlog za slabo sodelovanje z virtualnim asistentom je, da ne zagotovite dovolj jasnih in natančnih navodil. Ta vam res vzamejo nekaj časa, a se obrestuje, ker zmanjšate število napak, ki se lahko pojavijo. Namesto pisnih navodil si lahko vzamete čas in v telefonskem pogovoru jasno in dovolj natančno poveste, kaj in kako želite. Ob tem vam bo tudi virtualni asistent lahko zastavil vprašanja, da bodo navodila še bolj jasna. Oporne točke lahko tudi zapišete v e-mailu. Investirajte torej čas v komunikacijo na višji ravni ter načrtujte dnevne sestanke. Komunicirajte več in ne manj, tako bo proces dela bolj tekoč vi pa boste uživali vse prednosti in koristi medsebojnega sodelovanja.

Simbioza in potrpljenje

Bodite potrpežljivi in si vzemite čas, da se z izbranim virtualnim asistentom uskladite oz. povežete. Naloge podajajte eno za drugo, nadzirajte izvedbo in ne pozabite biti vljudni in ljubeznivi. Tudi virtualni asistenti so ljudje.

Uporabljajte prava orodja

Za delo z virtualnim asistentom je nujno potreben internet in nekaj programov, ki se lahko uporabljajo tudi brezplačno. Za lažji dostop do dokumentov in različnih informacij sta Dropbox in Evernote izjemno uporabna, Jing ali Screnner sta odlična za ustvarjanje video navodil, Asana za upravljanje nalog in sledenju opravljenega dela. Dobri virtualni asistenti vam sami predlagajo ustrezne programe, ki so jih preizkusili.

Preizkusite virtualnega asistenta in mu naložite različne naloge, tako preproste kot tudi kompleksne, da dobite občutek, kaj lahko dela brez vašega nadzora. Praktične omejitve so tiste, ki določajo, kaj lahko virtualni pomočnik opravi namesto vas.

Ob branju članka ste gotovo opazili, da je delo z virtualnim asistentom enako delu s katerimkoli zaposlenim v podjetju. Tudi njim morate podajati jasna in dovolj natančna navodila, komunicirati in vlagati čas v razvoj dobrih odnosov in biti ljubezniv, le z eno majhno razliko – virtualni asistent je lahko tudi več kilometrov oddaljen od vas.

Nada Ban

Ban & Ban d.o.o.

Posted on: 22. 8. 2017, by :

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja